Ủy quyền được hiểu là một trong hai hình thức đại diện (đại diện theo ủy quyền và đại diện theo pháp luật). Quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện.

Giấy ủy quyền được xem là một hành vi pháp lý đơn phương. Theo đó, người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện, thay mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi nội dung ủy quyền. Người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc và được hưởng quyền lợi trong phạm vi quy định được nêu trong giấy ủy quyền được áp dụng nhiều trong trường hợp cấp trên ủy quyền cho cấp dưới thực hiện công việc thông qua giấy ủy quyền. Trong trường hợp người được ủy quyền có hành vi vượt quá phạm vi đó phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với phần vượt quá. Giấy ủy quyền không được phép ủy quyền lại như hợp đồng ủy quyền.

Giấy ủy quyền chỉ được thừa nhận trong thực tế không có văn bản nào quy định cụ thể như hợp đồng ủy quyền. Sau khi giấy ủy được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện, kể cả việc bồi thường thiệt hại.

2. Các trường hợp lập giấy ủy quyền

Việc lập giấy ủy quyền có 02 trường hợp:

– Trường hợp 1: Ủy quyền đơn phương, tức Giấy ủy quyền không có sự tham gia của bên nhận ủy quyền. Việc lập giấy ủy quyền không đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý và không có giá trị bắt buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện các công việc ghi trong giấy. Do vậy, nếu sau khi Giấy ủy quyền được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc theo cam kết thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện, kể cả việc bồi thường thiệt hại, nếu có.

– Trường hợp 2: Ủy quyền có sự tham gia của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Trường hợp này về hình thức là giấy ủy quyền nhưng về bản chất là hợp đồng ủy quyền. Nếu có tranh chấp, pháp luật sẽ áp dụng các quy định về hợp đồng ủy quyền để giải quyết. Theo đó, người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc và hưởng các quyền trong phạm vi quy định của giấy ủy quyền. Trong trường hợp người được ủy quyền có hành vi vượt quá phạm vi đó thì phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với phần vượt quá phạm vi ủy quyền.

Thủ tục công chứng giấy ủy quyền

Để đảm bảo giá trị pháp lý, giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền cần phải được công chứng. Khi yêu cầu công chứng giấy ủy quyền, các bên cần phải cung cấp các loại giấy tờ sau:

Các giấy tờ của bên ủy quyền cần chuẩn bị

– Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, chứng minh sĩ quan quân đội – công an, hộ chiếu, sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp về thân nhân, nơi ở của vợ, chồng hoặc của người được ủy quyền đại diện nếu ủy quyền (bản chính và bản sao).

-Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

-Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch.

+Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

Các giấy tờ của bên nhận ủy quyền cần chuẩn bị

-Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao).

-Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch